Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.
Теперь не только компании смогут использовать опись, когда представляют документы в налоговый орган, но и сами налоговые органы могут аналогично пользоваться описью. Набор реквизитов в ней в этих случаях различается.
Если опись сопровождает документ от налоговой, то в ней содержится идентификатор приложенного файла и информационное сообщение о направляемом документе: КНД, номер, дата, количество файлов, из которых состоит документ, и их названия.
Как и раньше, с описью в ФНС можно направить xml-документы и скан-образы. Однако максимальное число документов, которые можно отправить, увеличено с 99 до 9 999.
В прежней описи для всех документов нужно было заполнять их коды, которые были строго ограничены форматом: всего можно было представить 14 кодов, то есть типов xml-документов. Теперь этого не требуется, такого поля нет. Это значит, что когда будут появляться новые утвержденные форматы электронных документов, бизнес сможет сразу начать их использовать. Раньше приходилось ждать, когда обновится список кодов в описи. Без этого электронный документ невозможно было представить в ФНС. Например, весной 2016 года вступил в силу формат УПД, а в составе описи его код появился лишь спустя полгода.
Представление скан-образов упростилось еще больше. Код, как и прежде, обязательно заполняется для каждого документа. Но если раньше можно было указать коды только для 11 типов документов, то теперь будет единый код для любого типа документа — 9998. Это значит, что теперь в виде скана можно представить любой документ, без ограничений. Раньше, чтобы представить документы, для которых в формате описи не было кодов, приходилось делать бумажные копии и направлять в налоговую в таком виде.
Значительно уменьшился набор реквизитов, с помощью которых идентифицируются сканированные документы. Теперь в числе обязательных, кроме кода, только наименование документа (или другие идентифицирующие признаки) и имя файла. Ранее для большинства типов документов обязательными были еще дата, номер, сумма сделки, сумма налога, предмет документа и реквизиты лица — составителя документа.
Согласно еще одному нововведению, если скан документа заверен электронной подписью (ЭП) нотариуса, то файл электронной подписи можно представить вместе со сканом, а имя файла ЭП указать в описи.
И последнее изменение: если раньше в описи налогоплательщик указывал только код налогового органа, в который направлял документы, то теперь наряду с кодом следует указывать наименование налогового органа.
Новый формат описи вступит в силу в июне и упростит документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами. Однако проблема представления электронных неформализованных документов остается. Их по-прежнему нужно представлять в виде заверенных бумажных копий.